Projektstart Definition
Der Projektauftrag ist eine formale Beauftragung zum Start eines Projektes. In ihm werden die wesentlichen Eckpunkte des Projektes beschrieben und festgehalten (Qualität, Kosten und Zeit). Er zählt als schriftliche Zielvereinbarung zwischen dem Projektleiter und dem Projektauftraggeber und wird durch die Unterschrift beider Parteien verbindlich. Im Rahmen des Projektstartes gibt es drei verschiedene Möglichkeiten den Projektstart zu kommunizieren und die Projektmitarbeiter über alle wichtigen Projektdetails zu informieren:
- Planungsinformationssitzung
- Kick-Off-Meeting
- Projekt-Start-Workshop
Planungsinformationssitzung – Projektstart
Eine Planungsinformationssitzung wird durchgeführt, um lediglich die ausgearbeiteten Pläne den Projektmitarbeitern zu präsentieren (Leistung, Termine, Ressourcen und Kosten). Während der Sitzung vergibt der Projektleiter einen oder mehrere Arbeitsaufträge (siehe Arbeitspaket) an die Projektmitarbeiter. Die Informationssitzung ist als Projektstart die zeit- und kostengünstigste Form einer Projektstartveranstaltung, bietet für das Projektteam jedoch nur begrenzt (Zeit und Inhalt) die Möglichkeit sich in die Planungsgestaltung einzubringen. Der Zeitrahmen sollte 1 bis 3 Stunden nicht überschreiten.
Kick-Off-Meeting – Projektstart
Das Kick-Off-Meeting ist in der Regel aufwändiger als eine Planungsinformationssitzung. Der Projektleiter trifft Meeting-Vorbereitungen, die nur die grobe Planung der Projektpläne beinhalten und diskutiert die Details mit dem Projektteam. Ein Projektstart in Form eines Kick-Off-Meeting sollte einen Zeitumfang von 3 bis 6 Stunden haben, um den Projektmitarbeitern die Möglichkeit zu geben sich einzubringen.
Projekt-Start-Workshop – Projektstart
Der Projekt-Start-Workshop ist die umfangreichste Informationsveranstaltung zum Projektstart. In diesem Workshop wird die gesamte Projektplanung, unter der Moderation des Projektleiters, gemeinsam mit dem Projektteam erarbeitet. Ziel der Veranstaltung ist es mit allen Projektmitgliedern einen gemeinsamen Informationsstand zu erlangen und Fragen bezüglich der jeweiligen Rollen im Projekt zu klären. Des Weiteren sollte sich über die Organisation des Arbeitsprozesses, das heißt die Projektspielregeln, verständigt werden und die generelle Planung des Projektes stattfinden. Vom Zeitumfang kann der Projektstart in Form eines Projekt-Start-Workshops 1-3 Tage lang sein, dies richtet sich ganz nach der Komplexität und den Kenntnissen des gesamten Projektteams. Nach der Erarbeitung der Planungsaufgaben erstellt der Projektleiter das endgültige Projekthandbuch und übergibt es dem Projektauftraggeber.
