Kommunikation und Dokumentation Definition
Die Kommunikation und Dokumentation sind sehr wichtige Bestandteile der Projektarbeit. Besonders wichtig ist das Berichtswesen in der Projektsteuerung, es bildet durch die hervorgerufene regelmäßige Kommunikation eine bedeutende Stütze eines Projektes. Zu Beginn eines jeden Projektes ist die Erarbeitung eines einheitlichen Berichtsprozesses wichtig. Während einer Projektstartveranstaltung werden Regeln zur einheitlichen schriftlichen und mündlichen Kommunikation festgelegt, die es hinterher vereinfachen sollen den kontinuierlichen Informationsfluss an alle Projektmitarbeiter zu gewährleisten. Jedes Teammitglied im Projekt muss mit diesen Regeln vertraut gemacht werden, um einen reibungslosen Ablauf des Berichtsprozesses zu garantieren.
Mündliche Kommunikation im Projekt: Vier-Ohren-Modell
In Bezug auf die allgemeine Kommunikation untereinander im Projektteam hilft das Vier-Ohren-Modell, von Friedemann Schulz von Thun . Es dient dazu, die Reaktionen anderer auf die eigene Kommunikation einzuschätzen und gegebenenfalls anzupassen. Zentraler Inhalt dieses Konzeptes ist es, dass jede Nachricht auf verschiedene Arten und Weisen ausgesendet und genauso auch unterschiedlich empfangen werden kann. Es wird angenommen, dass eine Nachricht durch vier verschiedene „Schnäbel“ gesendet und durch vier Ohren wahrgenommen werden kann (Sachinhalt, Appell, Beziehungshinweis und Selbstkundgabe). Als Beispiel für diese Theorie dient die Aussage eines Mannes der zusammen mit seiner Frau im Auto an der Ampel steht und seiner Frau, als Beifahrer, folgende Nachricht übermittelt: „Die Ampel ist grün“
Sachinhalt: Information über die Situation, die keine Wertung des Senders enthält.
Appell: Aufforderung zum Losfahren, „gib Gas!“
Beziehungshinweis: Offenbarung der Beziehung, „Immer benötigst du meine Hilfe!“
Selbstkundgabe: Offenbarung der eigenen Motive, „Ich bin ungeduldig, fahr los!“
Dieses Grundwissen spielt zusammen mit den Projektspielregeln eine wichtige Rolle in der Kommunikation. Um als Projektleitung das Projektteam steuern und Informationen kommunizieren zu können bieten sich regelmäßige Versammlungen mit dem gesamten Projektteam an. Diese Treffen sind besser bekannt als Projektsitzungen. Die Durchführung dieser Sitzungen bedarf aus kommunikativer und inhaltlicher Sicht einiger Vorbereitungen. So sollte die Gestaltung von Erwartungen an die anstehende Projektsitzung durch eine Agenda im Vorfeld mit den Teilnehmern geklärt werden und die Definition klarer Sitzungsziele und eines Zeitrahmens an alle versandt werden. Während der Sitzungen sollten, für die Dokumentation der Inhalte und Entscheidungen, Protokolle geschrieben werden, welche im Nachgang an alle verschickt werden. Sowohl in den Sitzungen selber als auch in der schriftlichen Kommunikation vor und nach den Sitzungen spielen die Grundregeln der Projektkommunikation und -kultur eine zentrale Rolle.
Schriftliche Kommunikation im Projekt
Die schriftliche Kommunikation im Projekt folgt den selben Regeln, befasst sich meist aber mit der Dokumentaion und Festlegung von wichtigen Eckpunkten bzw. Informationen im Projekt. Zur schriftlichen Kommunikation gehören zum Beispiel alle Projektpläne (z.B. PSP, Projektumweltanalyse, Organigramm, etc.), sowie Sitzungsprotokolle, Fortschrittsberichte oder das Projekthandbuch. Die schriftliche Kommunikation dient vor allem dem Zweck der einheitlichen Informationsübermittlung an alle Betroffenen.
Dokumentation im Projekt
Die Projektdokumentation wird während des gesamten Projektablaufes durchgeführt. Vom Projektstart über das Projektcontrolling und –steuerung bis hin zum Projektabschluss wird das gesamte Projektmanagement dokumentiert. Bei der Dokumentation bildet die Projektablage einen zentralen Punkt. Die Daten werden nach einer zuvor festgelegten Struktur auf einem zentralen und am besten für alle Projektmitarbeiter zugänglichen Laufwerk abgelegt. Wenn kein Dokumentmanagementsystem zur Verfügung steht, sollte die Ablagestruktur analog zur Projektstruktur gewählt werden. Üblicherweise erfolgt des entsprechend des Projektstrukturplan und der verschiedenen Teilprojekte. Die Ablage wird während der gesamten Projektlaufzeit von allen Projektmitgliedern regelmäßig gepflegt. Ein wichtiges Dokument der Dokumentation ist zum Beispiel das Projekthandbuch, in dem der Projektablauf (Start, Steuerung, Controlling und Abschluss) dokumentiert wird.
