Die IT-Unterstützung der Kommunikation und Dokumentation im Projekt kann durch einfachste Mittel geschehen. Hierbei bieten sich vor allem die Standardprogramme MS Word, MS PowerPoint, MS Excel sowie speziell für das Projektmanagement MS Project an. Die IT-Unterstützung dient dabei der Erleichterung der Dokumentation und Kommunikation, sowie der besseren Übersichtlichkeit und Aufbewahrung der Information. Durch das Erstellen von Vorlagen kann auch für Folgeprojekte eine langfristig einheitliche Berichtsstruktur etabliert werden.
MS Word
MS Word bietet sich vor allem bei der Dokumentation von Informationen an. So können in einfachen Schriftdokumenten zum Beispiel Arbeitspaketspezifikationen, Projektanträge bzw. -verträge oder Rollenbeschreibungen erstellt werden. Durch erstellte MS Word Vorlagen spart man Zeit, Geld und verhindert das Vergessen von wichtigen Punkten in Dokumenten wie dem Projektvertrag.
MS PowerPoint
MS PowerPoint ist für Präsentationen in allen Bereichen sehr verbreitet und eignet sich auch im Projektmanagement für die Präsentation von Informationen für Projektbeteiligte. Es können zum Beispiel Leistungs- und Terminplanung dem Projektteam oder der Meilensteinplan dem Projektauftraggeber vorgestellt werden. Durch MS PowerPoint Vorlagen kann man die einheitliche Präsentation des Projektes gegenüber der Projektmitarbeiter oder dem Projektauftraggeber gewährleisten, was auch die Identifikation des Projektbeteiligten mit dem Projekt fördert.
MS Excel
Alle Berechnungen und graphischen Darstellungen können mit Hilfe von Tabellen in Excel erstellt werden. So können beispielsweise Informationen der Ressourcen- und Kostenplanung in Excel in einer Grafik visualisiert werden und dann in MS PowerPoint oder MS Word eingebunden werden. MS Excel Vorlagen erleichtern die Projektplanung. Die einmal erstellten Planungsdateien können für Folgeprojekte genutzt werden, sodass man die Tabellen nur noch ergänzen oder Werte einfügen muss um die notwendigen Informationen zu erhalten. Das spart Zeit und schont somit auch das Projektbudget.
MS Project
MS Project eignet sich besonders zur Planung und Darstellung der Leistungs- und Terminplanung. Planungsgegenstände wie zum Beispiel der Netzplan können mit Hilfe des Programms geplant und dargestellt werden. Des Weiteren erleichtert das Programm durch vorgegebene Eingabemasken die Planung von Ressourcen und Terminen und stellt aus den eingefügten Informationen selbstständig die notwendigen Ergebnisse zusammen. Um MS Project jedoch zielführend nutzen zu können bedarf es einiger Übung oder eines Einführungsseminars, um das Programm richtig und in vollem Umfang nutzen zu können.
Habt Ihr Fragen bei der Erstellung eurer Vorlagen in diesen Programmen? Wir helfen euch gerne bei euren Projekten, schreibt uns einfach. Wir freuen uns auf eure Nachricht!
