Projektumfeldanalyse

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Projektumfeldanalyse Definition

Die Projektumfeldanalyse im Projekt betrachtet im Vergleich zur Projektabgrenzung den Kontext in den das Projekt eingebettet ist. Es werden also das Projektumfeld betrachtet und wichtige projektinterne und -externe Einflussfaktoren ermittelt. Für die Erfassung des Umfeldes sind drei Betrachtungsgrößen notwendig, der zeitliche, sachliche und soziale Kontext. Sie sollen die Art und den Umfang  der zu beachtenden Einflüsse darstellen und somit das „Big Picture“ des Projektes vermitteln. Dieses Wissen aus der Projektumfeldanalyse ist des Weitern auch die Grundlage für die Strukturierung des Projektes und für das Management der Beziehung zum Projektumfeld.

Projektumfeldanalyse – Sozialer Kontext

Bei der Analyse des sozialen Kontextes ist es wichtig die projektinternen oder -externen Umwelten zu betrachten, die das Projekt maßgeblich beeinflussen können. Um möglichen Komplikationen vorzubeugen  muss man die Erwartungen und Befürchtungen der einzelnen Umwelten berücksichtigen und herausfinden in welchem Umfang diese Umwelten beeinflusst werden können. Diese Informationen sind wichtig für präventive oder korrektive Maßnahmen bei Problemen. Dabei muss man sich auch darüber im Klaren sein wie die Umwelten miteinander in Beziehung stehen. Die soziale Projektumfeldanalyse kann in Form einer Tabelle erstellt werden, welche die einzelnen Stakeholder, ihre Erwartungen, deren Macht, die Stimmung und gegebenenfalls geeignete Gegenmaßnahmen beinhaltet.

Projektumfeldanalyse - sozialer Kontext

Projektumfeldanalyse – Zeitlicher Kontext

Der zeitliche Kontext befasst sich mit den Handlungen und Entscheidungen vor Projektbeginn und nach Projektende. Wichtig ist dabei die Frage welche Vorfälle einen Einfluss auf das Projekt haben und welche Konsequenzen sich daraus ergeben. Man betrachtet also die Vorprojektphase und Nachprojektphase und den möglichen Einfluss auf das eigentliche Projekt.

Projektumfeldanalyse - zeitlicher Kontext

Projektumfeldanalyse – Sachlicher Kontext

Der sachliche Kontext beschreibt die Beziehung des Projektes zur Unternehmensstrategie und anderen Projekten des Unternehmens. Es wird analysiert ob das Projekt dieselben Strategien und Ziele wie das Unternehmen verfolgt und wie das Projekt die weitere Entwicklung dieser Strategien und Ziele beeinflusst. Außerdem soll herausgefunden werden ob das Projekt Chancen oder Risiken für andere Projekte im Unternehmen mit sich bringt. Aus diesen Informationen ergibt sich die Möglichkeit eventuelle Abstimmungen unter den Projekten vorzunehmen.

Projektumfeldanalyse - sachlicher Kontext

Projektumfeldanalyse – Maßnahmenplan

Der Maßnahmenplan dient zur Strukturierung der Beziehung und Interaktionen mit dem Projektumfeld. Sollte also im Rahmen der Projektumfeldanalyse festgestellt werden, dass Probleme in den einzelnen Dimensionen bestehen werden für diese Probleme Lösungsansätze bzw. Maßnahmen geplant um diesen Problemen präventiv oder korrektiv entgegenzuwirken. Mögliche Probleme mit dem Projektumfeld können zum Beispiel Stakeholder sein, die mit dem Inhalt oder der generellen Durchführung nicht einverstanden sind. Diese Stakeholder stellen den sozialen Kontext und ein Risiko dar, weswegen sie auch im Maßnahmenplan der Kontextanalyse und der Risikoanalyse aufgenommen werden. Der Maßnahmenplan kommt nicht nur für die Strategien im Rahmen der Projektumfeldanalyse zum Einsatz, sondern auch bei der Durchführung der Projektrisikoanalyse.

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