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Projektmanagement-Tools steigern den Erfolg eines Unternehmens | Projektnachwuchs.de

Projektmanagement-Tools steigern den Erfolg eines Unternehmens


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Projektmanagmenttools

Der Begriff Projektmanagement bezeichnet verschiedene Aufgaben innerhalb eines Projektes. Ziel des Projektmanagements ist es generell, eine korrekte und fristgerechte Erledigung von Aufgaben zu gew√§hrleisten. Bei den Arbeitsabl√§ufen handelt es sich um das Initiieren, das Planen, das Steuern sowie das Kontrollieren und Abschlie√üen von Projekten. Projekte werden heutzutage immer umfangreicher und sind aus diesem Grund auch schwieriger durch die Projektleitung zu managen. Bestenfalls besitzt das Unternehmen ein Projektmanagement-Tool, um die ganzen Vorg√§nge pr√§zise √ľberwachen und koordinieren zu k√∂nnen.

Die Bedeutung f√ľrs Projektmanagement

Das Management von Projekten steht mehr denn je im Mittelpunkt. Kleine, mittelst√§ndische und gro√üe Unternehmen bearbeiten zunehmend einzelne komplexe Aufgaben in Projektstrukturen oder f√ľhren sogar eine Projektorganisation in Erg√§nzung zur Linie ein. Je besser die einzelnen Projekte aufeinander abgestimmt sind, desto erfolgreicher gestaltet sich der Verlauf der Projekte.

Gerade in kleinen und mittelst√§ndischen Unternehmen werden oft keine professionellen Projektmanagement-Tools verwendet. Sollte f√ľr die Einf√ľhrung einer Projektmanagement Software Geld vorhanden sein, so sollte die Integrierung des Projektmanagement-Tools in das Unternehmen vor Beginn der Projektplanung stattfinden. Auf diese Weise ist die strukturierte Arbeitsweise mit dem neuen Tool von Anfang an gegeben und alle Projektbeteiligten k√∂nnen sich an die neue Arbeitsweise gew√∂hnen. Um den Mitarbeitern den richtigen Umgang mit den Tools zu erm√∂glichen, sollte es vor der Nutzung der Programme eine gr√ľndliche Einweisung in die Funktionsweise der Software geben. Ein Tool ist immer nur so gut, wie man es verwendet. Die Steigerung der Effektivit√§t und √úbersicht f√ľr das Projekt ist ohne die kollektiv bewusste und verantwortungsvolle Nutzung des Tools nicht m√∂glich.

Die Vorteile von Projektmanagement-Tools

Ein finanzieller Nutzen stellt sich, je nach Nutzung der Software und Umsatz des Unternehmens, erst nach längerer Zeit ein. Die Anschaffungskosten, die Implementierung und die Schulung der Mitarbeiter kosten Geld, können aber langfristig gesehen auch Geld sparen. Im optimalen Fall hilft das Tool bei der Reduzierung des Ressourceneinsatzes bei gleichbleibender Qualität der Leistungserstellung.

Ein weiterer Vorteil ist ein verbesserter √úberblick √ľber die gesamte Leistungserstellung. Je nach Projektmanagement-Tool ist er in der Lage schnell auf Informationen zu zugreifen und so die eigene Reaktionsf√§higkeit in Drucksituationen zu optimieren. Neben positiven Auswirkungen auf die Projektkommunikation kann ein solches Tool auch das Projektklima unter den Mitarbeitern verbessern. Klare Strukturen und eine einheitliche Arbeitsweise k√∂nnen helfen individuelle Fehler zu vermeiden und somit Reibungspunkte zu reduzieren. Dieser Effekt kann sich mit fortlaufender Verwendung der Software verbessern, wenn eine gewisse Routine im Umgang mit dem Tool entstanden ist. Die Routine f√ľhrt zu einer schnelleren und einheitlichen Dokumentation der Arbeitsergebnisse und einer besseren Replizierbarkeit und Konsistenz der Ergebnisse. Die erfolgreiche Einf√ľhrung der Software erm√∂glicht eine schnellere Bew√§ltigung der Arbeit und kann so zu einer Zeit- und Kostenersparnis f√ľhren. Dies verdeutlicht den hohen Wert eines guten Tools f√ľr das Projektmanagement, unter der Voraussetzung, dass das Projektmanagement-Tool entsprechend ein- und umgesetzt wird.

Die Unterschiede der Tools

Es gibt unterschiedliche Arten von Tools mit verschiedenen Schwerpunkten. Jedes Unternehmen und vor allem jedes Projektteam muss die L√∂sung finden, die ideal auf die eigenen St√§rken und Schw√§chen abgestimmt ist. MS Project ist beispielsweise eine Software, die sich f√ľr die gesamte Projektplanung hervorragend eignet. Die amerikanische L√∂sung Wrike ist eine sehr komplexe L√∂sung f√ľr die strukturelle Kommunikation und Planung im Projekt und Tools wie Redbooth oder Basecamp sind stark auf die optimale Kommunikationsstruktur im Projekt ausgelegt. Eine der mittlerweile wichtigsten Projektmanagement Softwarel√∂sung ist Basecamp, da sich das Tool auf wesentliche Arbeitsschritte, wie die Aufgaben- und Terminverwaltung, Notizen und File-Sharing, konzentriert.

Entwicklung von Projektmanagement-Tools

Inzwischen ist es bereits 30 Jahre her, seit die erste Software f√ľr Projektmanagement auf dem Markt erschien. Zum damaligen Zeitpunkt ging es um die Koordination der Arbeit von Software-Teams. Wie bei anderen Projekten hat sich die Software st√§ndig weiterentwickelt. Zu einem weiteren Aufflammen kam es durch das Projektmanagementtool Basecamp. Dieses Tool entwickelte sich zu einer der wichtigsten L√∂sung in diesem Bereich. Inzwischen haben allein mit diesem Tool mehr als 15 Millionen User gearbeitet. Innerhalb von vier Jahren kam es zur Registrierung von mehr als f√ľnf Millionen Nutzern. Dadurch wird deutlich, dass die Nutzung der Tools sehr anerkannt ist.

Probleme beim Nutzen des Tools

Komplikationen oder Probleme bei der Arbeit mit den Tools treten zu einem geringen Prozentsatz auf, wenn die Nutzungsschemen nicht beachtet werden. Nat√ľrlich gibt es auch immer wieder Sonderf√§lle, die unabh√§ngig von der Nutzung einer Softwarel√∂sung zu Problemen in Projekten f√ľhren k√∂nnen. Das was an zeitlichem Freiraum durch den Einsatz eines Projektmanagementtools gewonnen ist, kann schnell durch diese Probleme verloren gehen. Ebenso ist das Entstehen von Mehrkosten m√∂glich, so dass bei Extremf√§llen, trotz Einsatz verschiedener Tools, der Projekterfolg gef√§hrdet sein kann. Grunds√§tzlich sollte man vor der Einf√ľhrung eines Tools die geeignete Variante f√ľr das eigene Projektteam finden. Jedes Team agiert anders, weshalb das Programm auf die St√§rken und Schw√§chen der Mitarbeiter abgestimmt sein sollte. Wenn die Software eingef√ľhrt wurde und sie wird nicht akzeptiert und einheitlich verwendet, f√ľhrt dies unweigerlich zu unstrukturierter und ineffektiver Arbeit.

Weitere Informationen:

Zeit- und Projektmanagement unter neurowissenschaftlicher Sichtweise

Solltest du dich jetzt f√ľr weitere Management und Projektmanagement Themen interessieren, empfehlen wir dir unser Projekt Wiki. Hier findest du alle Infos zum Projektmanagement, vom Projektstrukturplan √ľber die F√ľhrungsstile bis hin zur Projektorganisation. Bei Fragen kannst du uns selbstverst√§ndlich gerne schreiben.



  1. Patrick

    Ich finde die Unterschiede der Tools sehr interessant, weshalb ich k√ľrzlich eine wissenschaftliche Arbeit dar√ľber verfasst habe. Oft jedoch finde ich, dass Projektmanagement Tools zu unflexibel f√ľr die Arbeit mit flexiblen Menschen sind.

  2. Christian Doll

    Hallo,

    wir haben bei uns im Betrieb vor einem Jahr angefangen auch eine Projektmanagement-Software zu verwenden. Wir sind nach langem vergleichen bei A-Plan gelandet. Bis sich bei uns alles effektiv eingependelt hat, hat es ca. ein halbes Jahr gebraucht. Zus√§tzlich haben wir Statusbl√§tter einfef√ľhrt, um Meilensteine zu registrieren. Dies hat f√ľr wesentlich bessere Struktur gesorgt.

  3. Moritz Baum

    Projektmanagement Tools gibt es wie Sand am Meer. Wir haben in unserer Agentur auch mehr als ein Dutzend getestet sind am Ende bei Stackfield(https://www.stackfield.com) geblieben. Wir handeln viel mit Marken und da war die cleintseitige Verschl√ľsselung das Totschlagargument.

  4. Sven | agile-master.de

    Hallo Uwe, hallo Lukas,

    ihr habt recht. Ein vern√ľnftiges Tool kann die Arbeit im Projekt immens erleichtern.

    Einen Aspekt lasst ihr aber in eurem Artikel au√üen vor: Das beste Tool hilft nichts, wenn im Unternehmen keine Struktur und kein Vorgehen f√ľr die Durchf√ľhrung von Projekten geschaffen und etabliert ist.

    Und wenn die Struktur daf√ľr da ist, tun es oft einfachste Mittel, z. B. Excel. Ich fokussiere mich dann immer drauf, was im jeweiligen Unternehmen vorhanden ist. Gerade kleine Unternehmen haben i. d. R. keine teure Software zur Verf√ľgung.

    Welche Erfahrung habt ihr da?

    Gr√ľ√üe
    Sven


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