Projektmanagement-Tools steigern den Erfolg eines Unternehmens

Projektmanagmenttools

Der Begriff Projektmanagement bezeichnet verschiedene Aufgaben innerhalb eines Projektes. Ziel des Projektmanagements ist es generell, eine korrekte und fristgerechte Erledigung von Aufgaben zu gewährleisten. Bei den Arbeitsabläufen handelt es sich um das Initiieren, das Planen, das Steuern sowie das Kontrollieren und Abschließen von Projekten. Projekte werden heutzutage immer umfangreicher und sind aus diesem Grund auch schwieriger durch die Projektleitung zu managen. Bestenfalls besitzt das Unternehmen ein Projektmanagement-Tool, um die ganzen Vorgänge präzise überwachen und koordinieren zu können.

Die Bedeutung fürs Projektmanagement

Das Management von Projekten steht mehr denn je im Mittelpunkt. Kleine, mittelständische und große Unternehmen bearbeiten zunehmend einzelne komplexe Aufgaben in Projektstrukturen oder führen sogar eine Projektorganisation in Ergänzung zur Linie ein. Je besser die einzelnen Projekte aufeinander abgestimmt sind, desto erfolgreicher gestaltet sich der Verlauf der Projekte.

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden oft keine professionellen Projektmanagement-Tools verwendet. Sollte für die Einführung einer Projektmanagement Software Geld vorhanden sein, so sollte die Integrierung des Projektmanagement-Tools in das Unternehmen vor Beginn der Projektplanung stattfinden. Auf diese Weise ist die strukturierte Arbeitsweise mit dem neuen Tool von Anfang an gegeben und alle Projektbeteiligten können sich an die neue Arbeitsweise gewöhnen. Um den Mitarbeitern den richtigen Umgang mit den Tools zu ermöglichen, sollte es vor der Nutzung der Programme eine gründliche Einweisung in die Funktionsweise der Software geben. Ein Tool ist immer nur so gut, wie man es verwendet. Die Steigerung der Effektivität und Übersicht für das Projekt ist ohne die kollektiv bewusste und verantwortungsvolle Nutzung des Tools nicht möglich.

Die Vorteile von Projektmanagement-Tools

Ein finanzieller Nutzen stellt sich, je nach Nutzung der Software und Umsatz des Unternehmens, erst nach längerer Zeit ein. Die Anschaffungskosten, die Implementierung und die Schulung der Mitarbeiter kosten Geld, können aber langfristig gesehen auch Geld sparen. Im optimalen Fall hilft das Tool bei der Reduzierung des Ressourceneinsatzes bei gleichbleibender Qualität der Leistungserstellung.

Ein weiterer Vorteil ist ein verbesserter Überblick über die gesamte Leistungserstellung. Je nach Projektmanagement-Tool ist er in der Lage schnell auf Informationen zu zugreifen und so die eigene Reaktionsfähigkeit in Drucksituationen zu optimieren. Neben positiven Auswirkungen auf die Projektkommunikation kann ein solches Tool auch das Projektklima unter den Mitarbeitern verbessern. Klare Strukturen und eine einheitliche Arbeitsweise können helfen individuelle Fehler zu vermeiden und somit Reibungspunkte zu reduzieren. Dieser Effekt kann sich mit fortlaufender Verwendung der Software verbessern, wenn eine gewisse Routine im Umgang mit dem Tool entstanden ist. Die Routine führt zu einer schnelleren und einheitlichen Dokumentation der Arbeitsergebnisse und einer besseren Replizierbarkeit und Konsistenz der Ergebnisse. Die erfolgreiche Einführung der Software ermöglicht eine schnellere Bewältigung der Arbeit und kann so zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Dies verdeutlicht den hohen Wert eines guten Tools für das Projektmanagement, unter der Voraussetzung, dass das Projektmanagement-Tool entsprechend ein- und umgesetzt wird.

Die Unterschiede der Tools

Es gibt unterschiedliche Arten von Tools mit verschiedenen Schwerpunkten. Jedes Unternehmen und vor allem jedes Projektteam muss die Lösung finden, die ideal auf die eigenen Stärken und Schwächen abgestimmt ist. MS Project ist beispielsweise eine Software, die sich für die gesamte Projektplanung hervorragend eignet. Die amerikanische Lösung Wrike ist eine sehr komplexe Lösung für die strukturelle Kommunikation und Planung im Projekt und Tools wie Redbooth oder Basecamp sind stark auf die optimale Kommunikationsstruktur im Projekt ausgelegt. Eine der mittlerweile wichtigsten Projektmanagement Softwarelösung ist Basecamp, da sich das Tool auf wesentliche Arbeitsschritte, wie die Aufgaben- und Terminverwaltung, Notizen und File-Sharing, konzentriert.

Entwicklung von Projektmanagement-Tools

Inzwischen ist es bereits 30 Jahre her, seit die erste Software für Projektmanagement auf dem Markt erschien. Zum damaligen Zeitpunkt ging es um die Koordination der Arbeit von Software-Teams. Wie bei anderen Projekten hat sich die Software ständig weiterentwickelt. Zu einem weiteren Aufflammen kam es durch das Projektmanagementtool Basecamp. Dieses Tool entwickelte sich zu einer der wichtigsten Lösung in diesem Bereich. Inzwischen haben allein mit diesem Tool mehr als 15 Millionen User gearbeitet. Innerhalb von vier Jahren kam es zur Registrierung von mehr als fünf Millionen Nutzern. Dadurch wird deutlich, dass die Nutzung der Tools sehr anerkannt ist.

Probleme beim Nutzen des Tools

Komplikationen oder Probleme bei der Arbeit mit den Tools treten zu einem geringen Prozentsatz auf, wenn die Nutzungsschemen nicht beachtet werden. Natürlich gibt es auch immer wieder Sonderfälle, die unabhängig von der Nutzung einer Softwarelösung zu Problemen in Projekten führen können. Das was an zeitlichem Freiraum durch den Einsatz eines Projektmanagementtools gewonnen ist, kann schnell durch diese Probleme verloren gehen. Ebenso ist das Entstehen von Mehrkosten möglich, so dass bei Extremfällen, trotz Einsatz verschiedener Tools, der Projekterfolg gefährdet sein kann. Grundsätzlich sollte man vor der Einführung eines Tools die geeignete Variante für das eigene Projektteam finden. Jedes Team agiert anders, weshalb das Programm auf die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter abgestimmt sein sollte. Wenn die Software eingeführt wurde und sie wird nicht akzeptiert und einheitlich verwendet, führt dies unweigerlich zu unstrukturierter und ineffektiver Arbeit.

Weitere Informationen:

Zeit- und Projektmanagement unter neurowissenschaftlicher Sichtweise

Solltest du dich jetzt für weitere Management und Projektmanagement Themen interessieren, empfehlen wir dir unser Projekt Wiki. Hier findest du alle Infos zum Projektmanagement, vom Projektstrukturplan über die Führungsstile bis hin zur Projektorganisation. Bei Fragen kannst du uns selbstverständlich gerne schreiben.

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  1. Patrick

    Ich finde die Unterschiede der Tools sehr interessant, weshalb ich kürzlich eine wissenschaftliche Arbeit darüber verfasst habe. Oft jedoch finde ich, dass Projektmanagement Tools zu unflexibel für die Arbeit mit flexiblen Menschen sind.

  2. Christian Doll

    Hallo,

    wir haben bei uns im Betrieb vor einem Jahr angefangen auch eine Projektmanagement-Software zu verwenden. Wir sind nach langem vergleichen bei A-Plan gelandet. Bis sich bei uns alles effektiv eingependelt hat, hat es ca. ein halbes Jahr gebraucht. Zusätzlich haben wir Statusblätter einfeführt, um Meilensteine zu registrieren. Dies hat für wesentlich bessere Struktur gesorgt.

  3. Moritz Baum

    Projektmanagement Tools gibt es wie Sand am Meer. Wir haben in unserer Agentur auch mehr als ein Dutzend getestet sind am Ende bei Stackfield(https://www.stackfield.com) geblieben. Wir handeln viel mit Marken und da war die cleintseitige Verschlüsselung das Totschlagargument.

  4. Sven | agile-master.de

    Hallo Uwe, hallo Lukas,

    ihr habt recht. Ein vernünftiges Tool kann die Arbeit im Projekt immens erleichtern.

    Einen Aspekt lasst ihr aber in eurem Artikel außen vor: Das beste Tool hilft nichts, wenn im Unternehmen keine Struktur und kein Vorgehen für die Durchführung von Projekten geschaffen und etabliert ist.

    Und wenn die Struktur dafür da ist, tun es oft einfachste Mittel, z. B. Excel. Ich fokussiere mich dann immer drauf, was im jeweiligen Unternehmen vorhanden ist. Gerade kleine Unternehmen haben i. d. R. keine teure Software zur Verfügung.

    Welche Erfahrung habt ihr da?

    Grüße
    Sven


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