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Projekt Beispiel – Realisierungsphase – Lacucina.berlin 3 von 4 | Projektnachwuchs.de

Projekt Beispiel – Realisierungsphase – Lacucina.berlin 3 von 4

Beispiel Projekt – Realisierungsphase – Lacucina.berlin 3von4

Durchf√ľhrung des Projektes Lacucina.berlin

Im letzten Artikel √ľber unser Beispiel Projekt Lacucina.berlin ging es um die Planungsphase. Heute wollen wir euch veranschaulichen, was nach dem Projektstart passierte.

Die Realisierungsphase, oder auch Durchf√ľhrungsphase genannt, startete am 28.07.2014 mit der technischen Erarbeitung der Internetpr√§senz f√ľr Lacucina.berlin. In diesem Beitrag wollen wir weniger auf die Internetpr√§senz als auf die projektspezifischen Inhalte eingehen.

Da es sich bei Lacucina.berlin um ein kleines Projekt im Bereich Marketing handelt, hielten sich aufwendige Verfahren hinsichtlich Kommunikation und Arbeitskonzeption in Grenzen. In diesem Projekt hielten wir uns bez√ľglich der Projektmanagement- Techniken an das Motto: ‚ÄěSo viel wie n√∂tig, aber so wenig wie m√∂glich!‚Äú, um eine Verkomplizierung der Arbeit zu vermeiden. Mit unserem Beitrag m√∂chten wir die M√∂glichkeit nutzen, euch von der praktischen Verwendung von Kommunikationsmitteln, Arbeitstechniken und Teamwork in der Realisierungsphase zu berichten.

Kommunikationsmittel

Die Durchf√ľhrung des Beispielprojekts fand zum einen Teil in pers√∂nlicher Zusammenarbeit, in Form von Meetings statt und zum anderen im immer beliebter werdenden Home Office.¬† Regelm√§√üige Meetings sind trotz der guten M√∂glichkeiten der Online Kommunikation notwendig, da zum Beispiel auftretende Probleme nur so intensiv diskutiert und auch gel√∂st werden k√∂nnen. Dar√ľber hinaus st√§rken Meetings das Gruppenzusammengeh√∂rigkeitsgef√ľhl. Besonders wichtig sind diese Treffen, wenn das Team in einem Motivationstief steckt. Hier kann der Projektleiter zusammen mit dem Qualit√§tsmanager sich Ma√ünahmen √ľberlegen, wie der weitere Projektablauf hinsichtlich der Motivation der Projektmitglieder gestaltet werden soll. Da unser Projektteam sehr klein war haben wir auf gezielte Ma√ünahmen verzichtet, dennoch hatten auch wir unsere Tiefpunkte. An dieser Stelle haben wir uns vor allem gegenseitig motiviert und nat√ľrlich war der Anreiz, am Ende eine gute Note f√ľr die Facharbeit zu bekommen. Unser Vorschlag f√ľr eure kleinen Projekte, erinnert euch immer wieder gegenseitig an das Ziel, das ihr erreichen wollt. (Wenn das alles nicht hilft,¬† nehmt euch ruhig mal einen Tag Auszeit oder unternehmt etwas als Team, um am n√§chsten Tag mit neuer Kraft zu starten). Im Home Office haben wir gute Erfahrungen mit Google Drive gemacht. Es gibt sowohl eine Chatfunktion als auch die M√∂glichkeit, dass alle gleichzeitig an Texten schreiben. Die √Ąnderungen sind f√ľr alle sofort sichtbar. Dieses Programm ist jedoch nur f√ľr Projekte mit einer kleinen Ablagestruktur geeignet und weniger f√ľr gro√üe Projekte. Auch bei uns gab es wichtige Meetings an denen nicht alle Projektmitglieder r√§umlich teilnehmen konnten, hierf√ľr nutzen wir Skype. Insbesondere wenn es neue Informationen gibt und weitere Vorgehensweisen im Meeting besprochen werden sollen ist es wichtig, alle Projektmitglieder auf den neusten Stand zu bringen. Ein pers√∂nliches Gespr√§ch am Telefon ist deutlich sinnvoller als nur √ľber E-Mails zu kommunizieren. Auch der psychologische Aspekt spielt hier eine Rolle, das fehlende Projektmitglied f√ľhlt sich nicht ausgeschlossen und arbeitet motiviert weiter.

Arbeitstechniken des Projekts

In diesem Abschnitt geht es um die Arbeitstechniken, die wir speziell im Rahmen Realisierungsphase des Projekts Lacucina.berlin angewendet haben. Dazu geh√∂rte vor allem das Mind Mapping. Mit dieser Technik k√∂nnen Gedanken in Form von Schlagw√∂rtern strukturiert werden, es entsteht eine gemeinsame Basis f√ľr alle Projektmitglieder. Mit Hilfe von Google Drive lassen sich Mind Maps einfach erstellen, diese k√∂nnen dann von allen Projektmitgliedern beliebig erweitert werden. Da unsere Aufgabe unter anderem darin bestand, eine Internetseite mit Inhalten zu verschiedenen Themen, wie zum Beispiel Thermomix, Rezepte und Kochkurse, zu erstellen war es wichtig, unsere Gedanken und Ideen zu strukturieren. Dabei hat uns das Mind Mapping sehr geholfen und am Ende bildete unsere Mind Map die Struktur der heutigen Internetseite. Auch f√ľr die Erarbeitung des Corporate Design von Lacucina.berlin f√ľr alle Internetauftritte (z.B. Facebook, Internetseite,‚Ķ) war das Mind Mapping sehr hilfreich. F√ľr gro√üe Projekte bzw. Projekte mit einem hohen Kostenaufwand¬† empfehlen wir jedoch auch die Delphi-Methode und die Szenario-Technik, da hier zum Beispiel auch die Risikoanalyse und Risikoeinsch√§tzungen von gro√üer Bedeutung sind. Mit Hilfe von Szenarien oder Expertenbefragungen kann das Risiko minimiert werden. Dennoch gilt auch bei allen Arbeitstechniken: Nur richtig angewendet f√ľhren sie zum Ziel.

Teamarbeit im Projektverlauf

Wir haben uns trotz des sehr kleinen Projektteams f√ľr eine klassische Hierarchie und die konkrete Zuweisung von Positionen entschieden. Diese Entscheidung steht jedem Projektteam offen, ebenso wie die Wahl des F√ľhrungsstils. Wir sind jedoch der Ansicht, dass eine klare Hierarchie vielen Konflikten vorbeugt. Au√üerdem vereinheitlicht die Hierarchie den Kommunikationsprozess, macht ihn nicht immer transparenter, aber strukturiert ihn. Unser F√ľhrungsstil l√§sst sich am besten als kooperativer F√ľhrungsstil beschreiben. Die Projektmitarbeiter werden in alle Entscheidungsprozesse mit einbezogen, mit dem Ziel sie enger an das Projekt zu binden. Des Weiteren hat es positive Auswirkungen auf die Motivation sowie eine erleichterte Identifikation mit dem Projektgegenstand und den eigenen Projektrollen. Ein negativer Effekt dieses F√ľhrungsstils k√∂nnte sein, dass der Projektleiter als weniger autorit√§r wahrgenommen wird, dies kann gravierende Folgen f√ľr den weiteren Verlauf des Projektes haben. Bei auftretenden Konflikten, oder¬† einer gro√üen Anzahl von Projektmitgliedern sind Teambuildingma√ünahmen sinnvoll.¬† In unserem Fall ben√∂tigte unser Team keine besonderen Teambuildingma√ünahmen, da sich alle Projektmitarbeiter bereits seit langer Zeit kannten und die Arbeitsweise und Einstellung jedes Einzelnen im Team bekannt war. Konflikte wurden im offenen Gespr√§ch gekl√§rt, um den Arbeitsablauf und das Klima im Projekt nicht negativ zu beeinflussen.

F√ľr ein erfolgreiches Projekt¬† ist es wichtig, dass der Projektleiter im Vorfeld absch√§tzt, welcher F√ľhrungsstil f√ľr die Form des Projekts und die Zusammensetzung der Projektmitarbeiter sinnvoll ist. Auch einige Teambuildingma√ünahmen sollten vorher geplant und bereits in den Zeitplan integriert werden.

Dokumentation des Projektverlaufs

Das Berichtwesen und die Projektdokumentation sind ein sehr wichtiger Bestandteil der Projektarbeit. Besonders wichtig ist das Berichtswesen in der Projektsteuerung und bildet durch die hervorgerufene regelm√§√üige Kommunikation eine bedeutende St√ľtze des Projektes. Zum Beginn eines jeden Projektes ist die Erarbeitung eines einheitlichen Berichtsprozesses wichtig. W√§hrend eines Kick-Off-Meeting werden Projektspielregeln zusammengestellt bzw. an das jeweilige Projekt angepasst.

Die Projektdokumentation wird w√§hrend des gesamten Projektablaufes durchgef√ľhrt. Vom Projektstart √ľber das Projektcontrolling und ‚Äď steuerung bis hin zum Projektabschluss¬† wird das gesamte Projektmanagement dokumentiert. Bei der Projektdokumentation bildet die Projektablage einen zentralen Punkt. Die Daten werden nach einer zuvor festgelegten Struktur auf einem zentralen und f√ľr alle zug√§nglichen Laufwerk abgelegt. Wenn kein Dokumentmanagementsystem zur Verf√ľgung steht, sollte die Ablagestruktur analog zu Projektstruktur gew√§hlt werden. √úblicherweise erfolgt das entsprechend des PSP und der verschiedenen Teilprojekte. Die Ablage wird w√§hrend der gesamten Projektlaufzeit von allen Projektmitgliedern regelm√§√üig gepflegt.

Projektsteuerung & Projektcontrolling

Wie auch in anderen¬† Projekten obliegt die Projektsteuerung dem Projektleiter. Aufgabe der Projektleitung war es im Rahmen der Projektsteuerung das Projekt mit einem Budget von 100 ‚ā¨ bis zum 29.08. 2014 durchzuf√ľhren und die Projektziele mit diesem Budget¬† zu erreichen.

Um einen √úberblick √ľber die wichtigsten Faktoren zu behalten gibt es das magische Dreieck. Die drei Ecken stehen f√ľr Kosten, Zeit und Qualit√§t. Der Projektleiter ist im Rahmen der Projektsteuerung f√ľr das Gleichgewicht dieser drei Faktoren zust√§ndig¬† und muss vor jeder Entscheidung alle drei Aspekte beleuchten.

Im Rahmen des Projektcontrolling werden Ma√ünahmen zur √úberwachung der Projektabwicklung ergriffen. Dazu geh√∂rt die Planung, Steuerung und Kontrolle, sowie die Informationsversorgung. Auftretende Abweichungen werden im Controlling untersucht, Auswirkungen bestimmt und Gegenma√ünahmen ergriffen. Ebenso m√ľssen auch die Risiken immer wieder neu bewertet¬† und eventuell Gegenma√ünahmen eingeleitet werden. Im Projekt Lacucina.berlin gab es aufgrund der Gr√∂√üe des Projektes keine alleinstehende Controlling-Instanz. Controlling-Aufgaben wurden so vom dreik√∂pfigen Team wahrgenommen und immer im Team diskutiert.

In diesem Beitrag haben wir die Inhalte der Realisierungsphase, eines unserer Projekte, f√ľr euch ein wenig aufgegliedert. Die Beitr√§ge sollen euch unser Projekt Beispiel n√§her bringen und euch zeigen, wie Projekte im kleinen Rahmen aussehen k√∂nnen. Dieser Beitrag ist der dritte von vier Artikeln. Auf die letzten beiden Phasen Abschlussphase und Nachprojektphase des Beispiel Projekt Lacucina.berlin k√∂nnt ihr euch in der n√§chsten Woche freuen. Solltet Ihr zu Inhalten des Projektes Fragen haben oder euch irgendetwas unklar sein, freuen wir uns auf eure Nachricht und helfen euch wo es nur geht. Bei eurem Projektmanagement Blog erfahrt ihr, wie ein solches Marketing Projekt, vom Projektstrukturplan √ľber die Projektorganisation bis zum Abschluss, entstehen und umgesetzt werden kann, mit allen Erfolgen und Problemen.



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