Projekt Beispiel – Realisierungsphase – Lacucina.berlin 3 von 4

Beispiel Projekt – Realisierungsphase – Lacucina.berlin 3von4

Durchführung des Projektes Lacucina.berlin

Im letzten Artikel über unser Beispiel Projekt Lacucina.berlin ging es um die Planungsphase. Heute wollen wir euch veranschaulichen, was nach dem Projektstart passierte.

Die Realisierungsphase, oder auch Durchführungsphase genannt, startete am 28.07.2014 mit der technischen Erarbeitung der Internetpräsenz für Lacucina.berlin. In diesem Beitrag wollen wir weniger auf die Internetpräsenz als auf die projektspezifischen Inhalte eingehen.

Da es sich bei Lacucina.berlin um ein kleines Projekt im Bereich Marketing handelt, hielten sich aufwendige Verfahren hinsichtlich Kommunikation und Arbeitskonzeption in Grenzen. In diesem Projekt hielten wir uns bezüglich der Projektmanagement- Techniken an das Motto: „So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich!“, um eine Verkomplizierung der Arbeit zu vermeiden. Mit unserem Beitrag möchten wir die Möglichkeit nutzen, euch von der praktischen Verwendung von Kommunikationsmitteln, Arbeitstechniken und Teamwork in der Realisierungsphase zu berichten.

Kommunikationsmittel

Die Durchführung des Beispielprojekts fand zum einen Teil in persönlicher Zusammenarbeit, in Form von Meetings statt und zum anderen im immer beliebter werdenden Home Office.  Regelmäßige Meetings sind trotz der guten Möglichkeiten der Online Kommunikation notwendig, da zum Beispiel auftretende Probleme nur so intensiv diskutiert und auch gelöst werden können. Darüber hinaus stärken Meetings das Gruppenzusammengehörigkeitsgefühl. Besonders wichtig sind diese Treffen, wenn das Team in einem Motivationstief steckt. Hier kann der Projektleiter zusammen mit dem Qualitätsmanager sich Maßnahmen überlegen, wie der weitere Projektablauf hinsichtlich der Motivation der Projektmitglieder gestaltet werden soll. Da unser Projektteam sehr klein war haben wir auf gezielte Maßnahmen verzichtet, dennoch hatten auch wir unsere Tiefpunkte. An dieser Stelle haben wir uns vor allem gegenseitig motiviert und natürlich war der Anreiz, am Ende eine gute Note für die Facharbeit zu bekommen. Unser Vorschlag für eure kleinen Projekte, erinnert euch immer wieder gegenseitig an das Ziel, das ihr erreichen wollt. (Wenn das alles nicht hilft,  nehmt euch ruhig mal einen Tag Auszeit oder unternehmt etwas als Team, um am nächsten Tag mit neuer Kraft zu starten). Im Home Office haben wir gute Erfahrungen mit Google Drive gemacht. Es gibt sowohl eine Chatfunktion als auch die Möglichkeit, dass alle gleichzeitig an Texten schreiben. Die Änderungen sind für alle sofort sichtbar. Dieses Programm ist jedoch nur für Projekte mit einer kleinen Ablagestruktur geeignet und weniger für große Projekte. Auch bei uns gab es wichtige Meetings an denen nicht alle Projektmitglieder räumlich teilnehmen konnten, hierfür nutzen wir Skype. Insbesondere wenn es neue Informationen gibt und weitere Vorgehensweisen im Meeting besprochen werden sollen ist es wichtig, alle Projektmitglieder auf den neusten Stand zu bringen. Ein persönliches Gespräch am Telefon ist deutlich sinnvoller als nur über E-Mails zu kommunizieren. Auch der psychologische Aspekt spielt hier eine Rolle, das fehlende Projektmitglied fühlt sich nicht ausgeschlossen und arbeitet motiviert weiter.

Arbeitstechniken des Projekts

In diesem Abschnitt geht es um die Arbeitstechniken, die wir speziell im Rahmen Realisierungsphase des Projekts Lacucina.berlin angewendet haben. Dazu gehörte vor allem das Mind Mapping. Mit dieser Technik können Gedanken in Form von Schlagwörtern strukturiert werden, es entsteht eine gemeinsame Basis für alle Projektmitglieder. Mit Hilfe von Google Drive lassen sich Mind Maps einfach erstellen, diese können dann von allen Projektmitgliedern beliebig erweitert werden. Da unsere Aufgabe unter anderem darin bestand, eine Internetseite mit Inhalten zu verschiedenen Themen, wie zum Beispiel Thermomix, Rezepte und Kochkurse, zu erstellen war es wichtig, unsere Gedanken und Ideen zu strukturieren. Dabei hat uns das Mind Mapping sehr geholfen und am Ende bildete unsere Mind Map die Struktur der heutigen Internetseite. Auch für die Erarbeitung des Corporate Design von Lacucina.berlin für alle Internetauftritte (z.B. Facebook, Internetseite,…) war das Mind Mapping sehr hilfreich. Für große Projekte bzw. Projekte mit einem hohen Kostenaufwand  empfehlen wir jedoch auch die Delphi-Methode und die Szenario-Technik, da hier zum Beispiel auch die Risikoanalyse und Risikoeinschätzungen von großer Bedeutung sind. Mit Hilfe von Szenarien oder Expertenbefragungen kann das Risiko minimiert werden. Dennoch gilt auch bei allen Arbeitstechniken: Nur richtig angewendet führen sie zum Ziel.

Teamarbeit im Projektverlauf

Wir haben uns trotz des sehr kleinen Projektteams für eine klassische Hierarchie und die konkrete Zuweisung von Positionen entschieden. Diese Entscheidung steht jedem Projektteam offen, ebenso wie die Wahl des Führungsstils. Wir sind jedoch der Ansicht, dass eine klare Hierarchie vielen Konflikten vorbeugt. Außerdem vereinheitlicht die Hierarchie den Kommunikationsprozess, macht ihn nicht immer transparenter, aber strukturiert ihn. Unser Führungsstil lässt sich am besten als kooperativer Führungsstil beschreiben. Die Projektmitarbeiter werden in alle Entscheidungsprozesse mit einbezogen, mit dem Ziel sie enger an das Projekt zu binden. Des Weiteren hat es positive Auswirkungen auf die Motivation sowie eine erleichterte Identifikation mit dem Projektgegenstand und den eigenen Projektrollen. Ein negativer Effekt dieses Führungsstils könnte sein, dass der Projektleiter als weniger autoritär wahrgenommen wird, dies kann gravierende Folgen für den weiteren Verlauf des Projektes haben. Bei auftretenden Konflikten, oder  einer großen Anzahl von Projektmitgliedern sind Teambuildingmaßnahmen sinnvoll.  In unserem Fall benötigte unser Team keine besonderen Teambuildingmaßnahmen, da sich alle Projektmitarbeiter bereits seit langer Zeit kannten und die Arbeitsweise und Einstellung jedes Einzelnen im Team bekannt war. Konflikte wurden im offenen Gespräch geklärt, um den Arbeitsablauf und das Klima im Projekt nicht negativ zu beeinflussen.

Für ein erfolgreiches Projekt  ist es wichtig, dass der Projektleiter im Vorfeld abschätzt, welcher Führungsstil für die Form des Projekts und die Zusammensetzung der Projektmitarbeiter sinnvoll ist. Auch einige Teambuildingmaßnahmen sollten vorher geplant und bereits in den Zeitplan integriert werden.

Dokumentation des Projektverlaufs

Das Berichtwesen und die Projektdokumentation sind ein sehr wichtiger Bestandteil der Projektarbeit. Besonders wichtig ist das Berichtswesen in der Projektsteuerung und bildet durch die hervorgerufene regelmäßige Kommunikation eine bedeutende Stütze des Projektes. Zum Beginn eines jeden Projektes ist die Erarbeitung eines einheitlichen Berichtsprozesses wichtig. Während eines Kick-Off-Meeting werden Projektspielregeln zusammengestellt bzw. an das jeweilige Projekt angepasst.

Die Projektdokumentation wird während des gesamten Projektablaufes durchgeführt. Vom Projektstart über das Projektcontrolling und – steuerung bis hin zum Projektabschluss  wird das gesamte Projektmanagement dokumentiert. Bei der Projektdokumentation bildet die Projektablage einen zentralen Punkt. Die Daten werden nach einer zuvor festgelegten Struktur auf einem zentralen und für alle zugänglichen Laufwerk abgelegt. Wenn kein Dokumentmanagementsystem zur Verfügung steht, sollte die Ablagestruktur analog zu Projektstruktur gewählt werden. Üblicherweise erfolgt das entsprechend des PSP und der verschiedenen Teilprojekte. Die Ablage wird während der gesamten Projektlaufzeit von allen Projektmitgliedern regelmäßig gepflegt.

Projektsteuerung & Projektcontrolling

Wie auch in anderen  Projekten obliegt die Projektsteuerung dem Projektleiter. Aufgabe der Projektleitung war es im Rahmen der Projektsteuerung das Projekt mit einem Budget von 100 € bis zum 29.08. 2014 durchzuführen und die Projektziele mit diesem Budget  zu erreichen.

Um einen Überblick über die wichtigsten Faktoren zu behalten gibt es das magische Dreieck. Die drei Ecken stehen für Kosten, Zeit und Qualität. Der Projektleiter ist im Rahmen der Projektsteuerung für das Gleichgewicht dieser drei Faktoren zuständig  und muss vor jeder Entscheidung alle drei Aspekte beleuchten.

Im Rahmen des Projektcontrolling werden Maßnahmen zur Überwachung der Projektabwicklung ergriffen. Dazu gehört die Planung, Steuerung und Kontrolle, sowie die Informationsversorgung. Auftretende Abweichungen werden im Controlling untersucht, Auswirkungen bestimmt und Gegenmaßnahmen ergriffen. Ebenso müssen auch die Risiken immer wieder neu bewertet  und eventuell Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Im Projekt Lacucina.berlin gab es aufgrund der Größe des Projektes keine alleinstehende Controlling-Instanz. Controlling-Aufgaben wurden so vom dreiköpfigen Team wahrgenommen und immer im Team diskutiert.

In diesem Beitrag haben wir die Inhalte der Realisierungsphase, eines unserer Projekte, für euch ein wenig aufgegliedert. Die Beiträge sollen euch unser Projekt Beispiel näher bringen und euch zeigen, wie Projekte im kleinen Rahmen aussehen können. Dieser Beitrag ist der dritte von vier Artikeln. Auf die letzten beiden Phasen Abschlussphase und Nachprojektphase des Beispiel Projekt Lacucina.berlin könnt ihr euch in der nächsten Woche freuen. Solltet Ihr zu Inhalten des Projektes Fragen haben oder euch irgendetwas unklar sein, freuen wir uns auf eure Nachricht und helfen euch wo es nur geht. Bei eurem Projektmanagement Blog erfahrt ihr, wie ein solches Marketing Projekt, vom Projektstrukturplan über die Projektorganisation bis zum Abschluss, entstehen und umgesetzt werden kann, mit allen Erfolgen und Problemen.

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