Faktor Mensch im Projektmanagement

Faktor Mensch im Projektmanagement – Interview mit Karsten Speckmann

faktor mensch im projektmanagement - interview mit karsten speckmann

Karsten Speckmann ist Teamleader Deployable Communication Infrastructure bei der NATO Communications and Information Systems School in Latina, Italien. Mit seiner langjährigen Erfahrung im Projektmanagement als Soldat bei der Bundeswehr und als Angestellter bei der NATO ist er Fachmann im Bereich Kommunikation und Motivation von internationalen Teams.

 

Projektnachwuchs.de: Hallo Karsten, die Leser von Projektnachwuchs.de wollen bestimmt erst wissen wer du bist und was du so machst. Stell dich doch bitte kurz vor.

Danke erst einmal, dass Ihr mich ausgewählt habt, um auf eurem Blog ein paar Gedanken mit mir auszutauschen. Ich hoffe, wir können den zukünftigen Projektleitern ein paar nützliche Informationen mitgeben.

Wer ich bin also..?  – Okay, zuerst einmal ein Ehemann in einem recht ungewöhnlichen Paar, gemischt aus einem früher einmal zurückhaltenden und viel zu pedantischen Norddeutschen und einer einzigartigen und unglaublich lebhaften Italienerin aus dem liebenswert chaotischen Neapel in Italien. Die Leser können sich vielleicht vorstellen, dass der (höchst unterhaltsame) Kulturschock, aus einem kühlen, Norddeutschen Flachland „Dörfle“ in das heissblütige Süditalien zu ziehen, sehr aufregend sein kann. Ich möchte aber keines der vielen Erlebnisse jemals wieder missen. Aber zurück zur Arbeit.

Als ehemaliger Zeitsoldat bin ich in Italien geblieben, und arbeite seit einigen Jahren bei der NATO. Seit 2010 arbeite ich mich langsam aber stetig die Karriereleiter in der NATO Communications and Information Agency (NCI Agency), oder genauer in der NATO Communications and Information Systems School (NCISS) in Latina herauf – das ein wenig südlich von Rom gelegen ist. Während Ausbilder oder Team Leader sich nicht unbedingt nach Projektarbeit anhört, haben wir doch sehr viele Projekte die ich entweder leiten, koordinieren, oder an denen ich mitarbeiten darf. Für den interessierten Leser, der mehr über mich oder meine Arbeit erfahren möchte, ist der schnellste Weg vielleicht über: http://about.me/karstenspeckmann

Projektnachwuchs.de:  Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der Faktor “Mensch” im Projektmanagement oft zu kurz kommt. Wie siehst du das?

Oh, da muss ich euch (leider) recht geben. Obwohl sogar die offizielle PRINCE2 Definition bei einem Projekt von einer temporär zusammen kommenden Gruppe mit dem Ziel Änderungen herbeizuführen spricht, vergessen wir doch über all die Zahlen, Termine, und Technik, dass dieses Team doch aus uns Personen besteht. Meiner bescheidenen Meinung nach, kann kein Projekt ohne uns Menschen laufen – oder zumindest erfolgreich sein. Ein wichtiges Projekt (Einführung eines neuen, hochkomplexen Systems und Entwicklung des entsprechenden Trainings) wäre beinahe gegen die Wand gefahren worden, weil die falschen Personen eingesetzt wurden – und kaum oder gar nicht miteinander gesprochen wurde. Wie in einem Achter im Rudern, geht es nicht in die richtige Richtung, wenn auch nur einer dagegen rudert. Was interessant ist: Das gleiche Projekt wurde – von den richtigen Leuten – dann in Rekordzeit wieder zu einem recht guten Ergebnis gebracht. Und dies schreibe ich persönlich nicht denen zu, die am besten qualifiziert schienen, sondern den ein, zwei Personen die Personalkompetenz und erstklassige Kommunikation als besonderes Talent hatten.

Projektnachwuchs.de: Hast du selber im Rahmen deiner Arbeit schon einmal negative Erfahrungen in Bezug auf den Umgang mit Teammitgliedern gemacht?

Ja, leider, aber die gute Nachricht ist dass wir Menschen doch soziale Wesen sind und daher – in der großen Mehrzahl – gerne und gut zusammen arbeiten wollen und können. Der Trick mit dem Projektmanager oder die Firmenleitung jonglieren müssen ist nur, dass richtige Talent in die richtige Position zu setzen, damit alle zusammen arbeiten und wachsen können. Das hört sich natürlich einfacher an als es ist. Nicht immer können wir oder andere uns die Besten aussuchen, und oft bekommen wir die Leute im Projekt zugeteilt – und manchmal ist es nicht einfach, miteinander auszukommen. Das oben angesprochene Beispiel bringt dies hoffentlich gut hervor. Viel hängt hier am Projektleiter, aber auch die Personen im Team und sogar der Auftraggeber haben hier sehr wichtige Projektrollen zu spielen.

Projektnachwuchs.de: Wie sollte ein guter Projektleiter agieren, um auf der einen Seite die Projektziele zu erreichen, aber auf der anderen Seite den Faktor “Mensch” nicht aus den Augen zu verlieren?

Eine großartige und schwierige Frage. Natürlich wäre es klasse, wenn der Hauptaugenmerk nur auf der Zusammenarbeit und einem warmen, menschlichen Umfeld läge. Offensichtlich, sind im Projekt natürlich das Ziel, Budget, und Termine vielleicht am wichtigsten. Allerdings, lasst uns nicht vergessen, dass wir mit menschlichen Wesen zusammenarbeiten. Wir können nicht den ganzen Tag nur am Projekt arbeiten. Gemeinsam Pause machen, mal ein Bier (oder Espresso, oder Tee, oder was auch immer in die Kultur passt) zusammen trinken ist unheimlich wichtig. Wenn wir unsere Teams zum Ziel „prügeln“ und nur Überstunden reißen, mag es sein dass wir ankommen, aber die Qualität unseres Projekts doch sehr darunter leidet. Und wir sollten daran denken, dass während unser temporäres Projekt natürlich wichtig ist, unsere Teammitglieder oft viele Jobs (oder Projekte) und auch eine Familie daheim haben.

Da wir alle Menschen sind, wären Kommunikation und regelmäßiges Austauschen über Ziele, Fortschritte, oder Probleme schon sehr wichtig. Unser Team kann uns nicht aus einem Problem helfen, wenn wir nicht darüber sprechen (oder erst 5 Minuten vor Fälligkeit).

Projektnachwuchs.de: Nun mal aus der Sicht der Projektmitarbeiter, was sollten diese machen, damit es innerhalb der Projektteams nicht zu unnötigen Konflikten kommt?

Auch wir Mitarbeiter (und ich zähle hier den Leiter genauso dazu wie die Kollegen) müssen kommunizieren können, und Respekt gegenüber allen anderen haben. Wenn ich meine Arbeit unnötig vor mir herschiebe, kann dies jemand anderen zwingen, abends oder am Wochenende zu arbeiten. Oder, falls wer anders das Gleiche tut, muss ich am Sonntag Abend schuften, während der oder diejenige daheim Fußball schaut. Ein Team-Spieler zu sein mag nicht jedem liegen, aber wenn wir unseren Teamleader und alle die mit uns arbeiten respektieren, ist die Chance dass man uns hilft wenn wir mal einen schlechten Tag oder ein Problem haben sehr viel höher. Und am Ende, wenn wir immer gegen alle anderen und gegen das Projekt arbeiten, kann es sein, dass der Projektleiter uns nicht mehr im nächsten Projekt dabei haben möchte – was der Karriere oft nicht besonders gut tut. Der Leiter hat uns nicht in das Projekt gebracht, um uns persönlich einen Gefallen zu tun, wohl eher um einem Auftraggeber ein gutes Produkt zu liefern, und später wieder Arbeit zu bekommen und alle zusammen erfolgreich sein zu lassen.

Projektnachwuchs.de: Welchen Einfluss hat der Projektauftraggeber auf die Kommunikation und den Umgang innerhalb des Projektteams? Steht er auch in der Verantwortung?

Der Auftraggeber sollte nicht vergessen, dass jedwedes Projekt natürlich unglaublich wichtig für seine oder ihre Organisation, Firma, oder Gruppe ist. Dies mag nicht so sein für diejenigen, die das Projekt ausführen. Realistische Erwartungen, rechtzeitiges strategisches Planen, und Kommunikation sind ebenso wichtig, wie die richtigen und ausreichenden Ressourcen bereit zu stellen. Um ein kleines Beispiel aus dem guten, alten, Norddeutschen Dorfleben einzubringen:

Bauherren die am Richtfest nicht einmal eine Kiste Bier springen lassen, mögen sich nicht wundern, wenn das Dachdecken komischerweise ein wenig länger dauert. Wer gerne zusammen arbeitet, arbeitet oft besser.

Projektnachwuchs.de:  Sind Teambuilding-Maßnahmen in deinen Augen verschwendete Zeit und Ressourcen oder sind sie zwingend erforderlich?

Definitiv das Letztere! Da hier im Projekt Menschen zusammen arbeiten, müssen wir uns daran erinnern was wir Menschen gerne machen – zusammen reden, lachen, essen und auch mal (in Maßen) „fünfe gerade sein lassen“ wenn es geht. Wenn wir in der Routine gut miteinander auskommen, springen alle gerne in der Krise ein und arbeiten dann härter, schneller, und vielleicht auch länger als vorgeschrieben. Teams ziehen alle an einem Strang – wenn wir ein gutes Team bilden, kann es sogar sein, dass wir am selben Ende, in die gleiche Richtung ziehen

Projektnachwuchs.de: Heimarbeit und Cloud Technik haben zur Folge, dass Projektmitarbeiter nicht mehr zwingend am selben Ort oder sogar Land tätig sind. Welche Herausforderung birgt dies für Projektleiter in Bezug auf den Faktor “Mensch”?

Ich sehe dies als eine positive Entwicklung an. Allerdings funktionieren diese Tools nicht für jeden. Nicht alle „Über 40“ sind gleichfalls offen für die digitalen Medien. Nicht alle können gleich viele Wörter per Tastatur in einen Chat hacken, die sie über einen Skype Anruf oder Google Hangout verbal besprechen könnten. Viele jüngere Leser sind mit Social Media und SMS aufgewachsen – dies heißt nicht, dass alle im Team (oder als Leiter, oder Auftraggeber) dies genauso mögen. Dies trifft schon innerhalb eines Landes oder einer Kultur zu. Zwischen verschieden Kulturen gibt es da noch größere Unterschiede. Manche Kultur scheint nicht ohne ein oder zwei „Handies“ überleben zu können, während andere tiefst beleidigt sein mögen, wenn die wichtigsten Sachen nicht persönlich besprochen werden und per Handschlag besiegelt sind. In unserem Umfeld werden Projekte oft mit einem Kick Off Meeting gestartet, für das so viele Beteiligte wie möglich zusammen kommen. Ein „Eisbrecher“ Bierchen (oder Glas Wein, oder Wasser…) am ersten Abend hilft noch besser, sich kennen zu lernen – und Unterschiede zu verstehen und zu respektieren. Obwohl dies teuer vorkommen mag (Reisen und Unterkunft sind nicht billig), ist diese Investition es wert; bis auf einige wenige Treffen an wichtigen Punkten im Projektverlauf, können danach viele Sachen per Chat, Telefon, SMS geregelt werden. Eine wichtige Ausnahme hier ist Erfolge feiern; virtuelles Schulterklopfen fühlt sich für niemanden wirklich gut an.

Projektnachwuchs.de: Du arbeitest ja im internationalen Umfeld. Gibt es hier besondere Herausforderungen für den Projektleiter? Was macht die Zusammenarbeit so schwierig?

Oh, da gibt es viele Herausforderungen, aber noch mehr Gelegenheiten Positives heraus zu ziehen. Die Sprache(n) sind natürlich ein Aspekt. Englisch ist ja mittlerweile kaum noch eine Fremdsprache. Wer kann, sollte zumindest ein paar freundliche Worte oder Sätze in der oder den Sprachen der Teammitglieder lernen. Und, wir sollten verstehen, dass die Art und Weise in der wir eine Sache lösen nicht unbedingt die anderer Länder oder Menschen sind. Einen der wichtigsten Sätze, den ich gelernt habe möchte ich hier mit euch teilen: It is not wrong, it is just different. In diesem Zusammenhang, meine ich damit, dass egal wie andere zum Ziel kommen, es ist wichtig, dass sie dort ankommen – nicht wie. In meinem Team habe ich Amerikaner, Briten, und einen Türken; um mich herum arbeiten viele andere Nationalitäten – einige sind zivile Kollegen, andere sind Militärs, unter denen einige vom Heer, andere von der Luftwaffe, und wieder andere von der Marine sind. Keiner ist gleich, alle sind anders, und solange wir das Beste von allen zusammenmischen und in die richtige Richtung leiten, läuft alles klasse – und wir wachsen zusammen (in allen Bedeutungen dieses letzten Satzteils).

Projektnachwuchs.de: Welchen Rat oder Tipp möchtest du jungen Projektmanagern mit auf den Weg geben?

Offen sein und bleiben, Respekt gegenüber anderen haben und zeigen, kommunizieren, miteinander reden und vielleicht ein paar Tage und Wochen etwas über Psychologie und Soziologie zu lernen. Je mehr Sprachen wir lernen können, umso besser, denn durch die Sprache lernt man sehr viel über die Kultur, das Denken, und die Arbeit der Teammitglieder. Während sich dies wie viele Tipps anhört, ist es am Ende nur einer: Arbeitet zusammen, nicht gegeneinander.

Hiermit bedanke ich mich bei euch, dass ihr mich angesprochen habt um hier ein paar Erfahrungen auszutauschen. Ich bedanke mich auch bei den Lesern eures Projektmanagement Blog – den zukünftigen Projektmanagern, sowie den erfahrenen Projektleitern – und wünche ihnen sehr viel menschlichen und beruflichen Erfolg!

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