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Kommunikation und Dokumentation | Projektnachwuchs.de

Kommunikation und Dokumentation


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Schulz von Thun

Kommunikation und Dokumentation Definition

Die Kommunikation und Dokumentation sind sehr wichtige Bestandteile der Projektarbeit. Besonders wichtig ist das Berichtswesen in der Projektsteuerung, es¬†bildet durch die hervorgerufene regelm√§√üige Kommunikation eine bedeutende St√ľtze eines Projektes. Zu Beginn eines jeden Projektes ist die Erarbeitung eines einheitlichen Berichtsprozesses wichtig. W√§hrend einer Projektstartveranstaltung werden Regeln zur einheitlichen schriftlichen und m√ľndlichen Kommunikation festgelegt, die es hinterher vereinfachen sollen den kontinuierlichen Informationsfluss an alle Projektmitarbeiter zu gew√§hrleisten. Jedes Teammitglied im Projekt muss mit diesen Regeln vertraut gemacht werden, um einen reibungslosen Ablauf des Berichtsprozesses zu garantieren.

M√ľndliche Kommunikation im Projekt: Vier-Ohren-Modell

Kommunikation nach Schulz von Thun - Vier-Ohren-Modell

In Bezug auf die allgemeine Kommunikation untereinander im Projektteam hilft das Vier-Ohren-Modell, von Friedemann Schulz von Thun¬†. Es dient dazu, die Reaktionen anderer auf die eigene Kommunikation einzusch√§tzen und gegebenenfalls anzupassen. Zentraler Inhalt dieses Konzeptes ist es, dass jede Nachricht auf verschiedene Arten und Weisen ausgesendet und genauso auch unterschiedlich empfangen werden kann. Es wird angenommen, dass eine Nachricht durch vier verschiedene „Schn√§bel“ gesendet und durch vier Ohren wahrgenommen werden kann (Sachinhalt, Appell, Beziehungshinweis und Selbstkundgabe). Als Beispiel f√ľr diese Theorie dient die Aussage eines Mannes der zusammen mit seiner Frau im Auto an der Ampel steht und seiner Frau, als Beifahrer, folgende Nachricht √ľbermittelt: „Die Ampel ist gr√ľn“

Sachinhalt: Information √ľber die Situation, die keine Wertung des Senders enth√§lt.

Appell: Aufforderung zum Losfahren, „gib Gas!“

Beziehungshinweis: Offenbarung der Beziehung, „Immer ben√∂tigst du meine Hilfe!“

Selbstkundgabe: Offenbarung der eigenen Motive, „Ich bin ungeduldig, fahr los!“

Dieses Grundwissen spielt zusammen mit den Projektspielregeln eine wichtige Rolle in der Kommunikation. Um als Projektleitung das Projektteam steuern und Informationen kommunizieren zu k√∂nnen bieten sich regelm√§√üige Versammlungen mit dem gesamten Projektteam an. Diese Treffen sind besser bekannt als Projektsitzungen. Die Durchf√ľhrung dieser Sitzungen bedarf aus kommunikativer und inhaltlicher Sicht einiger Vorbereitungen. So sollte die Gestaltung von Erwartungen an die anstehende Projektsitzung durch eine Agenda im Vorfeld mit den Teilnehmern gekl√§rt werden und die Definition klarer Sitzungsziele und eines Zeitrahmens an alle versandt werden. W√§hrend der Sitzungen sollten, f√ľr die Dokumentation der Inhalte und Entscheidungen, Protokolle geschrieben werden, welche im Nachgang an alle verschickt werden. Sowohl in den Sitzungen selber als auch in der schriftlichen Kommunikation vor und nach den Sitzungen spielen die Grundregeln der Projektkommunikation und -kultur eine zentrale Rolle.

Schriftliche Kommunikation im Projekt

Die schriftliche Kommunikation im Projekt folgt den selben Regeln, befasst sich meist aber mit der Dokumentaion und Festlegung von wichtigen Eckpunkten bzw. Informationen im Projekt. Zur schriftlichen Kommunikation geh√∂ren zum Beispiel alle Projektpl√§ne (z.B. PSP, Projektumweltanalyse, Organigramm, etc.), sowie Sitzungsprotokolle, Fortschrittsberichte oder das Projekthandbuch. Die schriftliche Kommunikation dient vor allem dem Zweck der einheitlichen Informations√ľbermittlung an alle Betroffenen.

Dokumentation im Projekt

Die Projektdokumentation wird w√§hrend des gesamten Projektablaufes durchgef√ľhrt. Vom Projektstart √ľber das Projektcontrolling und ‚Äďsteuerung bis hin zum Projektabschluss wird das gesamte Projektmanagement dokumentiert. Bei der Dokumentation bildet die Projektablage einen zentralen Punkt. Die Daten werden nach einer zuvor festgelegten Struktur auf einem zentralen und am besten f√ľr alle Projektmitarbeiter zug√§nglichen Laufwerk abgelegt. Wenn kein Dokumentmanagementsystem zur Verf√ľgung steht, sollte die Ablagestruktur analog zur Projektstruktur gew√§hlt werden. √úblicherweise erfolgt des entsprechend des Projektstrukturplan und der verschiedenen Teilprojekte. Die Ablage wird w√§hrend der gesamten Projektlaufzeit von allen Projektmitgliedern regelm√§√üig gepflegt. Ein wichtiges Dokument der Dokumentation ist zum Beispiel das Projekthandbuch, in dem der Projektablauf (Start, Steuerung, Controlling und Abschluss) dokumentiert wird.



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