Informationsbeschaffung Methoden & Informationsauswertung

Informationsbeschaffung und -auswertung

Informationsbeschaffung Definition

Unter Informationsbeschaffung im Rahmen des Projektmanagement versteht man Nutzbarmachung von für das Projekt notwendiger Information durch verschiedene Techniken. Die Techniken unterscheiden sich bezüglich des zeitlichen Aufwandes, dem Informationswert und der dafür einzusetzenden Ressourcen.

Informationsbeschaffung Bedarf?

Vorprojektphase:

  • Vorgeschichte des Projektes
  • Anforderungen des Projektauftraggeber bezüglich Kosten, Zeit & Qualität – Magisches Dreieck
  • Stakeholderinteressen
  • Gesetzliche Anforderung an das Projekt
  • ähnliche Projekte
  • organisatorische Rahmenbedingungen (z.B. Projektrollen)

Planungsphase:

  • Projektauftrag bzw. Projektvertrag
  • Preisangaben und Verfügbarkeit von Ressourcen
  • Informationsbeschaffung von vergleichbaren Projekten (z.B. Bearbeitungszeiten, Gesamtdauer)

Durchführungsphase:

  • Projektstatus Soll-Ist-Vergleich mit den Werten des magischen Dreiecks
  • Feedback über Fortschritt an Projektbeteiligte (z.B. Projektauftraggeber)
  • Aktualisierung und Ergänzung von bisherigen Informationen

Abschlussphase:

  • Rückmeldung des Projektauftraggebers
  • Rückmeldung des Teams

Nachprojektphase

  • Informationsbeschaffung Methoden & Informationsauswertung für neue Projekte (Lernen aus Erfahrungen)
  • benötigte Informationen für Arbeiten nach Projektende

Informationsbeschaffung Methoden

Es gibt unterschiedliche Methoden der Informationsbeschaffung, die auch aus dem Bereich der Marktforschung bekannt sind. Beim Ursprung der Informationen kann zwischen Primär- und Sekundärerhebung unterschieden werden. Die Primärerhebung ist die erstmalige Nutzbarmachung von Informationen für eine spezifische Fragestellung. Die Sekundärerhebung ist das Nutzen von Informationen, die in einem anderen Zusammenhang erhoben wurden, aber inhaltlich eine gewisse Schnittmenge zum eignen Problem aufweisen. Die Primärerhebung kann durch Befragung, Beobachtung oder ein Experiment erfolgen.

Informationsauswertung

Die Informationsauswertung ist nicht nur wichtig zur kurzfristigen Nutzung der Informationen, sondern kann durch die richtige Art der Dokumentation auch für Folgeprojekte als wichtige Sekundärquelle dienen. Ziel der Informationsauswertung ist die Gewinnung, Aufbereitung und Darstellung der im Projekt notwendigen Informationen. Die Vorgehensweise der Informationsauswertung hängt dabei ganz von der gewählten Erhebungsmethode und der optimalen Lösung zur übersichtlichen Visualisierung ab. Mögliche Auswertungs- und Darstellungsmöglichkeiten sind:

  • Säulendiagramm (eignet sich für Zeitreihen, Strukturen oder Häufungen)
  • Balkendiagramm (eignet sich für Rangfolgen, Strukturen oder Korrelationen)
  • Kreisdiagramm (gibt Strukturen wieder)
  • Liniendiagramm (eignet sich für Zeitreihen, Häufungen oder Korrelationen)
  • Punktediagramm (eignet sich für Korrelationen)
  • Organigramm (gibt Strukturen oder Hierarchien wieder)
  • Flussdiagramm (gibt Strukturen oder Hierarchien wieder)
  • Spinnendiagramm (gibt Strukturen oder Rangfolgen wieder)

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