Eventmanager im Interview

Eventmanager im Projekt – Interview mit Hartmut Moog über Event- und Projektmanagement

Eventmanager im Projekt - Interview mit Hartmut Moog über Event- und ProjektmanagementHartmut Moog, Eventmanager und Dozent für Eventmanagement, ist derzeit beschäftigt als Event- und Projektmanager bei der Dresdner Agentur „Know-How Event & Marketing GmbH“. Er hat Erfahrungen aus 20 Jahren Berufstätigkeit in der gehobenen Hotellerie, in der Veranstaltungsorganisation und im Cateringbereich. Als Managementassistent und F&B-Manager in 4-Sterne Hotels zu Beginn der Berufstätigkeit und fast 15 Jahren Selbstständigkeit mit eigener Veranstaltungsagentur und großem Cateringunternehmen sammelte er Erfahrung in vielen, fast allen Managementbereichen und zählt zu den Experten im Bereich des Eventmanagement. In seiner Freizeit hat er Interesse an Kultur und Reisen.

Projektnachwuchs.de: Sie sind als Eventmanager die Arbeit in Projekten gewohnt, wie viel Projektmanager steckt in Ihnen und wie helfen Ihnen diese Kenntnisse bei Ihrer aktuellen Tätigkeit?

„Zu Beginn meiner Arbeit als Event- und Veranstaltungsorganisator war die Branche in Deutschland noch nicht soweit ausgeprägt und ausgebildet, wie dies heute der Fall ist. Die alltäglichen Arbeiten bei der Planung und Durchführung von Events führte ich daher eher intuitiv als geplant aus. Mit der Zunahme an Berufserfahrung und dem kontinuierlichen berufsbegleitenden Lernprozess hat professionelles Projektmanagement zunehmend an Bedeutung im Arbeitsprozess gewonnen. Heute spielt das Projektmanagement eine wesentliche Rolle in meiner Arbeit, ja häufig entdeckt man sogar im privaten Leben Grundzüge eines Planungsprozesses, zum Beispiel bei der Planung einer Urlaubsreise.“

Projektnachwuchs.de: Was ist für Sie der Unterschied zwischen Eventmanagement und Projektmanagement und wo liegen die Parallelen?

„Grundlegend folgt das Eventmanagement den projektorientierten Managementmethoden. Viele grundlegende Bausteine, wie die Clusterung der Aufgaben in Arbeitspakete, die Terminierung des Vorgehens mittels entsprechender Ablaufpläne oder die Zuordnung von Finanzierungsetappen zu Arbeitsaufgaben sind identisch. Häufig jedoch stehen für die Organisation eines Events nicht ausreichend Zeit, Manpower und finanzielle Mittel zur Verfügung, um ausführliche Projektmanagement-Methoden im Eventbereich anzuwenden. Und natürlich auch der spontane und emotionale Anspruch an Events bedingen häufig eine intuitiv-sporadische Vorgehensweise bei der Organisation.“

Projektnachwuchs.de: Wie viel Theorie steckt in der Praxis? Gibt es Projektmanagement-Theorien, die in der Praxis auch Stolpersteine darstellen können?

„Solche Stolpersteine gibt es, die Ausprägung ist verschieden und die Wahrnehmung häufig subjektiv. Dies gilt sicher im reinen Projektmanagement genauso wie im Eventmanagement. Mit der zunehmenden Bedeutung von Events als Marketinginstrument in der Kommunikation zwischen Anbieter und Konsument, als Schlüsselereignis im Freizeit- und Tourismusbereich und auch im Sport ist natürlich eine professionelle Planung und Umsetzung von großer Wichtigkeit. Dies wäre inzwischen ohne fundiertes Projektmanagement nicht mehr möglich. Dennoch finden vielen Methoden entweder nur unbewusst oder verkürzt und vereinfacht Anwendung. Der emotionale Faktor, den der Eventmanager stets im Auge behalten muss, wirkt sich auch auf sein eigenes Handeln aus. Ein möglicher Stolperstein besteht in der übermäßigen Zersplitterung der Arbeit durch Arbeitspakete und die übermäßige zeitliche Planung, da hier viele Vorgänge einfach nicht so detailliert planbar oder gar umsetzbar sind.“

Projektnachwuchs.de: Unsere Leser kommen aus unterschiedlichen Branchen oder streben Berufe in diesen Bereichen an. Nicht überall ist die Leitung von Projekten eine der geforderten Kernkompetenzen. Welche Kenntnisse im Projektmanagement sind dennoch ein Muss für einen Eventmanager bzw. Manager in anderen Branchen?

„Der größte Diskussionspunkt entsteht immer bei der Frage nach der speziellen fachlichen Kompetenz des Projektleiters/-managers für das jeweilige Projekt. Die Beherrschung der grundlegenden Projektmanagementmethodik ist auf jeden Fall ein Garant für den Arbeitserfolg. Ohne Fachwissen der entsprechenden Projektmaterie wird es aber auch nicht gehen und dies gilt insbesondere auch im Eventmanagement. Um ein erfolgreicher Manager sein zu können, ist ein ausgeprägter Sinn für die Planungs- und Steuerungsinstrumente des Projektmanagements von großem Vorteil, aber auch Personalführung, Finanzierung und Kommunikationsfähigkeit sind essentiell.“

Projektnachwuchs.de: Ein wichtiger Bereich im Event- und Projektmanagement ist das Risikomanagement in Projekten. Wie gehen Sie mit Risiken in Ihrem Arbeitsumfeld um? Worauf muss man achten?

„Risiken können in der Planungsphase ebenso auftreten wie in der Umsetzung eines Projektes oder Eventprojektes. Schwerpunkt sollte auf der gesicherten Finanzierung des Projektes liegen, auf einer realistischen und realisierbaren zeitlichen Planung und bei der Auswahl der richtigen Projektmitarbeiter. Während der Durchführung entstehen Risiken leider eher außerhalb unseres Einflussbereiches, zum Beispiel schlechtes Wetter bei einem Open-Air-Konzert, Stromausfall durch technische Probleme im Versorgungsnetz oder aggressives Verhalten von Gästen. Die richtige Strategie ist hier in der Planung von alternativen Vorgehensweisen zu finden, also eines vorausschauenden präventiven Managements. Ein wenig ist aber auch der sprichwörtliche Blick in die Glaskugel notwendig, denn niemand ist in der Lage, jedes mögliche Risiko im Vorfeld erkennen und abschätzen zu können.“

Projektnachwuchs.de: Ein weiterer Punkt sind Änderungen welche vom Projektauftraggeber gewünscht werden. Wie sieht Ihrer Meinung nach ein vernünftiges Projekt Change Management aus? In wie weit muss der Projektleiter bzw. Eventmanager alle nachträglichen Wünsche des Projektauftraggeber umsetzen? Oder muss er das gar nicht?

„Nichts ist so beständig, wie die Veränderung. Diese Aussage ist uns allen mehr als vertraut und Alltag in vielen Projekten. Besonders im kreativen Bereich findet sich dafür Bestätigung. Es sind nicht nur äußere Einflüsse auf die Anforderungshaltung des Projektauftraggebers sondern auch eigene Änderungen im Denken und der Sichtweise auf das Projekt, die auf den Projektauftrag einwirken. Technische Erfahrungen während der Planung oder gar in der Umsetzungsphase sind ebenso Beispiel wie ein Umdenken in Bezug auf die Gestaltungsvarianten bei der Ausführung. Der Projektauftraggeber finanziert in der Regel die Arbeit des Projektteams und natürlich ist der Kunde König. Solange die Änderungswünsche sich nicht nachteilig auf die Umsetzung oder Finanzierung auswirken bzw. entsprechende Änderungen der Rahmenbedingungen des Projektes möglich sind, sollte der Projektleiter den Wünschen des Auftraggebers Folge leisten. Eine sachlich sinnvolle Begründung ist aber notwendig und sollte eingefordert werden, bevor maßgebliche Entscheidungen im Rahmen des Change-Managements getroffen werden.“

 

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