Erfolgreiches Projektmanagement: klare Aufgabenverteilung notwendig

Die meisten Abläufe in einem Unternehmen lassen sich präzise planen und beschreiben. Schon die Routine sorgt bei den meisten Arbeitsstellen dafür, dass die Aufgaben effizient erledigt werden können. Maßgeblich für die Projektarbeit ist, dass zwar die Methodik und das Vorgehen geplant werden kann, die richtige Arbeitsorganisation ist in Zeiten komplexer werdender Aufgaben und einem globalen Wettbewerb kein leichtes Unterfangen. Das ist auch beim Projektmanagement zu beachten.

Projektarbeit immer häufiger gefragt

Egal, ob ein Werbekonzept erarbeitet werden soll, die Markteinführung eines neuen Produktes vorbereitet werden muss oder ein geschätzter Kunde auf das Ergebnis einer Ausschreibung wartet: in vielen Unternehmen gehört die Projektarbeit zum Alltag. Unter dem Projektmanagement wird die Steuerung und Koordination der anfallenden Teilaufgaben verstanden. Neben der Planung fällt darunter vor allem die Vergabe der Aufgaben an die Mitarbeiter sowie eine regelmäßige Erfolgskontrolle und ein Qualitätsmanagement. Kennzeichnend für die Projektarbeit ist aber, dass genaue Erfahrungswerte kaum vorhanden sind und eine gewisse Planungsunsicherheit besteht. Ohne ein effektives Projektmanagement können typischerweise Termine nicht mehr eingehalten werden, was sich im erheblichen Maße negativ auf den Projekterfolg auswirkt.

Warum Projekte scheitern – und was sich daraus lernen lässt

Wer wissen möchte, worauf beim Projektmanagement geachtet werden muss, sollte sich die Gründe für das Scheitern von Projekten genauer ansehen: häufig sind Anforderungen und Ziele unklar, notwendige Ressourcen fehlen und die Planung fällt unzureichend aus. Auch eine fehlende Qualifikation des Personals bereitet vielen Unternehmen Kopfzerbrechen – von alltäglichen Herausforderungen wie ein Streit um die Kompetenzen einmal ganz abgesehen. Die besondere Problematik der Ressourcen sollte einmal genauer erläutert werden: es ist nicht notwendigerweise Geld, welches den Unternehmen zur Durchführung eines Projektes fehlt – häufig handelt es sich ohnehin um Wissensarbeit, die von ohnehin von den angestellten Mitarbeitern erbracht wird. Entscheidend ist in diesem Zusammenhang allerdings, wie viel Zeit die Mitarbeiter zur Projektbearbeitung zugebilligt bekommen. Häufig bewerten die Vorgesetzten das Tagesgeschäft höher als ein Projekt, in der Folge fehlt schlicht und ergreifend die eigentlich notwendige Bearbeitungszeit. Insbesondere zeitraubende Kundenanrufe sorgen dafür, dass weder die alltägliche Arbeit, noch das Projekt vorankommen.

Mehr Zeit für das Projekt: Kundenbetreuung outsourcen?

Was lässt sich also tun, damit das Projekt einen erfolgreichen Abschluss findet? Überstunden sind ein beliebtes Instrument, aber im Falle der Projektbearbeitung nur bedingt geeignet. Häufig sind Projekte die Regel, Überstunden müssen allerdings auch wieder abgebaut werden – um eine Dauerlösung handelt es sich kaum. Die Einstellung zusätzlichen Personals ist wiederum mit hohen Fixkosten verbunden, zudem müssen erst einmal qualifizierte Mitarbeiter gefunden werden – in Zeiten des Fachkräftemangels erscheint dies nicht in jeder Branche ohne weiteres möglich. Eine Alternative könnte darin bestehen, bestimmte Leistungen auszulagern, die bisher von den eigenen Fachkräften erledigt wurden. Die Kundenbetreuung kann dazu gehören: Der Service-Dienstleister Büroservice24 übernimmt die flexible Beantwortung von telefonischen Kundenanfragen im Namen des Auftraggebers. Wichtige Gespräche können weitergeleitet werden, für den Rest erfolgt die Aufzeichnung einer Gesprächsnotiz. Für den eigenen Mitarbeiter resultiert daraus der Vorteil, dass die Anrufer gebündelt kontaktiert werden können – und das Hauptaugenmerk endlich auf das zu bearbeitende Projekt gelegt werden kann. In Verbindung mit einer klaren Aufgabenverteilung und einer regelmäßigen Erfolgskontrolle steht dem positiven Abschluss des Vorhabens nichts mehr im Weg.

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