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Auftragsklärung РGastbeitrag von Steffen Liebener | Projektnachwuchs.de

Auftragsklärung РGastbeitrag von Steffen Liebener


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Projektmanager – Steffen Liebener

Gastbeitrag von Steffen Liebener zum Thema Auftragsklärung

auftragskl√§rung - steffen liebenerSteffen Liebener ist selbstst√§ndiger Projektcoach, Projektmanager, Trainer und Change Manager. Er begleitet und ber√§t Individuen, Teams und Unternehmen in Prozessen und Projekten, in denen Ver√§nderungen auf der Tagesordnung stehen. Als Projektmanager arbeitet Steffen Liebener seit mehr als 15 Jahren in komplexen, globalen IT-Projekten f√ľr die Automobilindustrie und Telekommunikationsbranche. Seit 2008 ist er zertifizierter Projektmanager nach PMI (PMP) und trainiert Menschen in der Methodik und unterst√ľtzt in der Pr√ľfungsvorbereitung zum PMP. Steffen Liebener setzt auf die Wirkungsweise und Nachhaltigkeit seiner Arbeit und neben der Projektmanagement-Methodik sind die systemische Haltung und Methoden Leitlinien.

Steffen Liebener ist Autor des Artikels ‚ÄěIm ersten Takt steckt die ganze Oper‚Äú in Projektmanagement: Erfahrungen, Methoden und Trends, Dezember 2013, herausgegeben von A. Haasper, C. Fabig, BoD

Die Auftragskl√§rungsphase von Projekten ist der Versuch aller Projektbeteiligten, einen m√∂glichst hohen Grad an Klarheit und √úbereinstimmung √ľber die gemeinsamen Ziele, den Projektkontext sowie die wesentlichen Einflussfaktoren zu erlangen.

Die Auftragskl√§rung eines Projekts ist dabei wie eine ‚ÄěAnamnese‚Äú der Situation und bietet die einmalige Chance von Anfang an eine klare Linie, ein Ziel und eine Projektvision zu entwickeln, die als Leitbild dem gesamten Projektteam Orientierung bietet. Der Auftakt eines Projekts bestimmt in hohem Ma√üe den gesamten Verlauf des Projekts. Geht das Projektteam am Beginn zu schnell voran, bleibt es zu unkonkret, arbeitet das Projekt m√∂glicherweise mit unklaren Auftr√§gen, die hochinterpretierbar sind, gibt es potentielle Zielkonflikte ‚Äď das alles wird oft im weiteren Verlauf dem Projekt zum Verh√§ngnis in Form von: Schwierigkeiten den ‚Äěrichtigen‚Äú Scope zu definieren, Konflikte im Team √ľber Priorit√§ten, Risiko des Projektverzugs, mehr Kosten, miese Stimmung, unzufriedene sich nicht verstandene Auftraggeber und und und‚Ķ

Dabei mangelt es nicht an Methoden, um eine angemessene Auftragskl√§rung und Zielfindung durchzuf√ľhren. Woran es eher mangelt, sind Zeit, Ruhe, Geld, Informationen und Wissen. Eine wirksame Methode, die ich gerne anwende sind systemische Fragen, die aus dem Einheitsbrei und wagen Formulierungen, klare und nicht interpretierbare Ziele und Auftr√§ge formen. Nur ein Beispiel: Anstatt zu fragen, was ist das Ziel das Projekts, frage ich ‚ÄěUnd woran k√∂nnten Sie und der Kunde und/oder das Projektteam erkennen, dass das Ziel erreicht ist.‚Äú Was passiert hier? Ich muss mich als Antwortender damit auseinandersetzen, was will ich denn eigentlich wirklich erreichen und wie ist das konkret sichtbar. Das ist und kann unbequem sein, schafft aber ein sehr klares Bild davon, was sich die Auftraggeber vorstellen.

Eine k√ľrzlich erlebte Situation aus meiner beruflichen Praxis: Projekt-KickOff, 2 Tage, 17 Teilnehmer. Der Projektauftrag liegt schriftlich vor. Das Projekt soll in 3 Phasen laufen und nach jeder Phase soll¬†ein wichtiger¬†Meilenstein¬†erreicht werden. So weit so gut. Was schnell klar wurde in den Diskussionen, dass nicht klar war, ob und wie und wann Phase 1 und Phase 2 im Einklang stehen k√∂nnten. Es wurde klar, dass hier scheinbar ein Zielkonflikt vorliegt, da auch nicht klar war, wann beginnt Phase 2. Ein ‚ÄěRunterbrechen‚Äú des Auftrags in Arbeitspakete war nicht sinnvoll m√∂glich. Hei√üe Diskussionen, warum und was das bedeuten k√∂nnte ‚Äď kein endg√ľltiges Ergebnis. Aufschluss und Kl√§rung brachte erst die Diskussion mit den Auftraggebern, die am Abend des ersten Tages kamen. Eine intensive Fragestunde mit dem Ergebnis: alle hatten das gleiche Verst√§ndnis, es war klar, was wie zuerst und der Zielkonflikt hatte sich aufgel√∂st. Aber es hat auch den ganzen Nachmittag des ersten Workshoptages ‚Äěgekostet‚Äú. Klingt viel, dennoch sehr lohnenswert, die Zeit investiert zu haben und nicht dar√ľber hinweg gegangen zu sein. Das Projektteam hat gesp√ľrt – ‚Äěda ist was nicht stimmig‚Äú und es wurde geh√∂rt. Erst nach dieser Kl√§rung mit den Auftraggebern war es auch m√∂glich in die Strukturierung der Arbeitspakete und Arbeit zu gehen und einen Projektplan zu entwickeln.

Mehr zum Thema Auftragsklärung und systemische Methoden in meinem Artikel:

‚ÄěIm ersten Takt steckt die ganze Oper‚Äú in Projektmanagement: Erfahrungen, Methoden und Trends, Dezember 2013, herausgegeben von A. Haasper, C. Fabig, BoD



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