Auftragsklärung – Gastbeitrag von Steffen Liebener

Projektmanager – Steffen Liebener

Gastbeitrag von Steffen Liebener zum Thema Auftragsklärung

auftragsklärung - steffen liebenerSteffen Liebener ist selbstständiger Projektcoach, Projektmanager, Trainer und Change Manager. Er begleitet und berät Individuen, Teams und Unternehmen in Prozessen und Projekten, in denen Veränderungen auf der Tagesordnung stehen. Als Projektmanager arbeitet Steffen Liebener seit mehr als 15 Jahren in komplexen, globalen IT-Projekten für die Automobilindustrie und Telekommunikationsbranche. Seit 2008 ist er zertifizierter Projektmanager nach PMI (PMP) und trainiert Menschen in der Methodik und unterstützt in der Prüfungsvorbereitung zum PMP. Steffen Liebener setzt auf die Wirkungsweise und Nachhaltigkeit seiner Arbeit und neben der Projektmanagement-Methodik sind die systemische Haltung und Methoden Leitlinien.

Steffen Liebener ist Autor des Artikels „Im ersten Takt steckt die ganze Oper“ in Projektmanagement: Erfahrungen, Methoden und Trends, Dezember 2013, herausgegeben von A. Haasper, C. Fabig, BoD

Die Auftragsklärungsphase von Projekten ist der Versuch aller Projektbeteiligten, einen möglichst hohen Grad an Klarheit und Übereinstimmung über die gemeinsamen Ziele, den Projektkontext sowie die wesentlichen Einflussfaktoren zu erlangen.

Die Auftragsklärung eines Projekts ist dabei wie eine „Anamnese“ der Situation und bietet die einmalige Chance von Anfang an eine klare Linie, ein Ziel und eine Projektvision zu entwickeln, die als Leitbild dem gesamten Projektteam Orientierung bietet. Der Auftakt eines Projekts bestimmt in hohem Maße den gesamten Verlauf des Projekts. Geht das Projektteam am Beginn zu schnell voran, bleibt es zu unkonkret, arbeitet das Projekt möglicherweise mit unklaren Aufträgen, die hochinterpretierbar sind, gibt es potentielle Zielkonflikte – das alles wird oft im weiteren Verlauf dem Projekt zum Verhängnis in Form von: Schwierigkeiten den „richtigen“ Scope zu definieren, Konflikte im Team über Prioritäten, Risiko des Projektverzugs, mehr Kosten, miese Stimmung, unzufriedene sich nicht verstandene Auftraggeber und und und…

Dabei mangelt es nicht an Methoden, um eine angemessene Auftragsklärung und Zielfindung durchzuführen. Woran es eher mangelt, sind Zeit, Ruhe, Geld, Informationen und Wissen. Eine wirksame Methode, die ich gerne anwende sind systemische Fragen, die aus dem Einheitsbrei und wagen Formulierungen, klare und nicht interpretierbare Ziele und Aufträge formen. Nur ein Beispiel: Anstatt zu fragen, was ist das Ziel das Projekts, frage ich „Und woran könnten Sie und der Kunde und/oder das Projektteam erkennen, dass das Ziel erreicht ist.“ Was passiert hier? Ich muss mich als Antwortender damit auseinandersetzen, was will ich denn eigentlich wirklich erreichen und wie ist das konkret sichtbar. Das ist und kann unbequem sein, schafft aber ein sehr klares Bild davon, was sich die Auftraggeber vorstellen.

Eine kürzlich erlebte Situation aus meiner beruflichen Praxis: Projekt-KickOff, 2 Tage, 17 Teilnehmer. Der Projektauftrag liegt schriftlich vor. Das Projekt soll in 3 Phasen laufen und nach jeder Phase soll ein wichtiger Meilenstein erreicht werden. So weit so gut. Was schnell klar wurde in den Diskussionen, dass nicht klar war, ob und wie und wann Phase 1 und Phase 2 im Einklang stehen könnten. Es wurde klar, dass hier scheinbar ein Zielkonflikt vorliegt, da auch nicht klar war, wann beginnt Phase 2. Ein „Runterbrechen“ des Auftrags in Arbeitspakete war nicht sinnvoll möglich. Heiße Diskussionen, warum und was das bedeuten könnte – kein endgültiges Ergebnis. Aufschluss und Klärung brachte erst die Diskussion mit den Auftraggebern, die am Abend des ersten Tages kamen. Eine intensive Fragestunde mit dem Ergebnis: alle hatten das gleiche Verständnis, es war klar, was wie zuerst und der Zielkonflikt hatte sich aufgelöst. Aber es hat auch den ganzen Nachmittag des ersten Workshoptages „gekostet“. Klingt viel, dennoch sehr lohnenswert, die Zeit investiert zu haben und nicht darüber hinweg gegangen zu sein. Das Projektteam hat gespürt – „da ist was nicht stimmig“ und es wurde gehört. Erst nach dieser Klärung mit den Auftraggebern war es auch möglich in die Strukturierung der Arbeitspakete und Arbeit zu gehen und einen Projektplan zu entwickeln.

Mehr zum Thema Auftragsklärung und systemische Methoden in meinem Artikel:

„Im ersten Takt steckt die ganze Oper“ in Projektmanagement: Erfahrungen, Methoden und Trends, Dezember 2013, herausgegeben von A. Haasper, C. Fabig, BoD

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